Balance de Obra

El seguimiento del control económico de una obra es la principal función del Jefe de Obra junto con la contratación de proveedores y subcontratas. Debe tener registrados todos los cargos aplicables a la obra para conocer el beneficio/pérdida que se posee en todo momento, así como su evolución.

El Balance de Obra nos ayuda a llevar ese control económico necesario, no solo para conocer si nuestra obra presenta pérdida o beneficio, si no también para la gestión de gastos que debe realizar la empresa, puesto que es muy útil tener una previsión de pagos para hacer frente a ellos.

Existen multitud de herramientas y formatos para realizar el balance de obra (programas de gestiones, Presto, hojas de excel,etc.). Como hemos comentado en varias ocasiones ciertas herramientas, aunque son muy potentes y completas, requieren de un gran conocimiento de uso sobre ellas y otras no se adaptan exactamente a los campos que requiere un balance en la construcción, están más adecuados a gestión de empresas.

Aquí vamos a facilitar un archivo de Excel muy útil y fácil de utilizar. Está creado exclusivamente para una rápida inserción de datos y realización de informe. Únicamente rellenando los datos principales e ingresando los gastos mensuales que nos va generando nuestra obra automáticamente podemos conocer su resultado y evolución con tan solo elegir el mes que queremos reflejar. Al estar realizada para una utilización tan automática sebe acotar la inserción de datos, en este caso es para una obra con una duración máxima de 5 años y la inserción de 2.000 registros de albaranes y proveedores, más que suficiente para la mayoría de obras convencionales. En caso de necesitar un Balance de Obra más duradero siempre se puede ampliar este plazo, aunque para ello se debe tener un alto grado de conocimiento en Excel.

A continuación vamos a ver como está compuesto nuestro archivo y como debemos proceder a completarlo, igualmente dentro del archivo existen cuadros de dialogo que nos van indicando como hacerlo.

Hoja de Datos

La Hoja de Datos se encuentra en la primera pestaña del archivo y en ella debemos insertar los datos necesarios para que se cree el balance.

Algunos datos son únicamente para tenerlos siempre delante y tenerlos en cuenta, tales como los intervinientes en obra o las fechas de garantías y anualidades en caso de existir. Otros son estrictamente necesarios para que se genere el informe de resultado. Son datos en los que se basa la hoja de cálculo para realizar fórmulas y devolver el estado de obra. Se deberá ingresar el importe de la obra a ejecutar (se debe usar el importe de proyecto puesto que luego nos permite aplicar una baja en caso de existir), sobre este se calculará nuestro beneficio/pérdida. Es necesario también definir la fecha de inicio de obra, para ello basta con reflejar cualquiera de las que están reflejadas, tomando como principal la apertura de centro de trabajo que es la más cercana al inicio de los trabajos. Y por último se debe definir los datos varios que se solicitan, coste de estructura (para considerarlo en nuestro gasto mensual), plazo de ejecución (para que nos muestre en cada informe los meses que nos quedan a fin de obra) y forma de pago de la promotora (que es necesario saber para que nuestro flujo de caja muestre los resultados).

Certificaciones

La pestaña de certificaciones consta de una tabla en la que iremos registrando las diferentes certificaciones de obra realizadas a la promotora. Como datos obligatorios son la fecha de certificación y el importe (en base imponible), como concepto se puede poner cualquier descripción. Esta tabla está limitada a 60 certificaciones, correspondiente a los cinco años para los que está realizado este archivo.

Si en la Hoja de Datos se han registrado previamente los datos referentes al importe de obra y la forma de pago, esta tabla nos mostrará el porcentaje que representa la certificación sobre el total y el porcentaje registrado a origen. También aparecerá la fecha de cobro de dicha certificación y nos mostrará si se debe encontrar pendiente o pagada en función de la fecha actual que tenga el PC desde el que hagamos la consulta.

A la derecha de la tabla existen dos tablas dinámicas, las cuales se actualizan automáticamente cada vez que introducimos un concepto en la tabla de inserción de datos. No muestran información relevante, es la misma información que la que introducimos, pero son sobre las que el balance extrae los datos necesarios en cada momento para calcular el resultado de obra.

Registro de Personal

En la pestaña de registro de personal disponemos de una tabla para ir añadiendo el coste del personal propio que tengamos en obra. Este coste también se puede ingresar en la pestaña de Registro de Costes seleccionandolo como Naturaleza de Personal si se desea, pero el realizar el registro en esta tabla se tiene una visión más clara del personal que tenemos actualmente en obra y el coste que nos genera.

Las fechas que nos muestra la tabla se originan en función de la fecha de inicio de obra que hayamos establecido en la Hoja de Datos. Para la inserción de datos basta con indicar el nombre del trabajador y registrar el importe del coste en el mes correspondiente al trabajado. Como coste debemos tener el cuenta el coste total del trabajador, no solo la nómina, así se deberá sumar el importe de la nómina, el coste de seguridad social, y las vacaciones e indemnización prorrateadas.

Registro de Costes

La Hoja de Registro de Costes requiere un poco más de atención, no por su dificultad si no por la cantidad de conceptos que hay que definir.

Aquí es donde ingresamos todos los costes que genera nuestra obra, ya sea de compra de material, como alquileres o trabajos de subcontratas. Habrá que tener un control de todos los albaranes que se entreguen en obra y de las subcontratas que existan realizando trabajos.

Cuando procedemos a ingresar un concepto en la tabla de registros debemos hacerlo lo más completo posible para que el balance de obra tenga en cuenta todos los gastos. Además esta tabla nos ayuda a la validación y aprobación de facturas, puesto que refleja claramente los conceptos facturados o no anteriormente y evita que existan duplicidades.

Los conceptos a registrar son:
- Nº de Albarán: Opcional, pero útil para la corrección de facturas.
- Proveedor: Opcional, pero también útil para corrección de facturas.
- Concepto: Opcional, pero aclara el material o trabajo que se está facturando.
- Ud: Obligatorio, los importes de los conceptos se multiplicarán por las unidades que existan.
- Fecha de Entrada: Obligatorio, para materiales suministrados se pondrá la fecha de albarán y para los conceptos de subcontratas se pondrá cualquier día del mes correspondiente a los trabajos realizados. Para aquellos alquileres que facturen mesualmente (caseta, grúa, etc.) se registrarán como los proveedores, indicando cualquier día del mes en el que se encuentre en obra.
- Entregado SI/NO: Opcional, este apartado está pensado para llevar control sobre material alquilado, cuando se procede alquilar un material se indica que NO en esta columna. Así cuando se vaya a realizar el resultado mensual, podemos filtar esa columna para saber que material no se ha entregado aún, se deberá poner en fecha de salida el último día del mes y realizar una nueva linea con el concepto alquilado a día 1 del mes siguiente. De este modo nos reflejará una previsión del coste del material alquilado en nuestro balance. En caso de no hacerlo así no imputará el gasto hasta que no ingresemos la fecha de entrega de ese material y nos calcule los días de alquiler totales.
- Fecha de Salida: Obligatorio para alquileres diarios, se debe registrar la fecha de fin de los alquileres, una vez entregado se modifica en la columna Entregado SI/NO para saber que se ha devuelto. Para alquileres mensuales no se debe poner fecha de entrega.
- Días Laborables: Automático, casilla no editable, calcula los días en función de la fecha de entrada y la fecha de salida, para materiales, subcontratas y alquileres mensuales en los que solo se indica la fecha de entrega muestra una unidad.
- Precio: Obligatorio, se debe indicar el precio unitario del concepto, para alquileres diarios será el precio de alquiler por día.
- Importe: Automático, en función de las unidades, días laborables y precio nos calcula el importe total del concepto.
- Código de Imputación: Obligatorio, se debe elegir de la pestaña desplegable si el concepto se trata de un Coste Directo o Indirecto de Obra. Se ha dispuesto que sea obligatorio para que el resultado de obra nos muestre el origen de nuestro coste y nos hagamos una idea del porcentaje que representan los gastos directos e indirectos en el total de la obra.
- Naturaleza: Opcional, se puede elegir la naturaleza del concepto de una lista desplegable. Entre las opciones tenemos: Dietas, Materiales, Subcontratas, Alquileres, Combustible, Personal. En caso de completar este concepto se pueden consultar todos los gastos desglosados en las tablas dinámicas.
- Estado de Facturación: Opcional, pero útil para el seguimiento de facturas. Se elige del desplegable si el concepto está Facturado o Pendiente de Facturar. Cuando pasa a facturado la línea completa del concepto se sombrea a gris, para facilitar visualmente el encontrar los conceptos no facturados.
- Nº Factura: Opcional, útil para evitar duplicidades en las facturas.
- Fechas de Factura: Obligatorio, se debe ingresar la fecha del concepto una vez facturado para que nos calcule el resultado del flujo de caja.
- Forma de Pago: Obligatorio, junto con la fecha de factura hay que indicar la forma de pago que hay establecida para ese proveedor o subcontrata, se debe indicar en días, de este modo aparecerá el pago en el mes correspondiente en nuestro flujo de caja.
- Fecha de Pago: Automático, indicada la fecha de factura y la forma de pago, nos aparece la fecha en la que ese pago se hace efectivo.
- Estado de Pago: Automático, en función de la fecha de pago y la fecha actual que posee el PC nos indica si el pago de ese concepto se ha realizado o no.
- Observaciones: Opcional, se pueden incluir las aclaraciones que se deseen a este concepto.

Para que el informe genere una información correcta se deben completar aquellos campos que son obligatorios, en caso contrario no nos mostrará todos los datos. Los campos opcionales son útiles para el control de facturas, es aconsejable completarlos.

A la derecha de la tabla de inserción de datos. existen diferentes tablas dinámicas que nos muestran de manera ordenada los conceptos registrados. Si se han rellenados todos los campos podemos ver la información de los gastos mensuales ordenados por naturaleza o por estado de facturación. Estas tablas se actualizan automáticamente con la inserción de datos y son de las que se extrae la información necesaria para nuestro balance de obra.

Balance de Obra

Con todos los gastos y certificaciones registrados ya podemos observar el balance económico en nuestro Balance de obra. Aquí se encuentran todos los datos extraídos de las tablas dinámicas de las hojas anteriores y los presenta mensualmente. Esta hoja se genera automáticamente, no es necesario registrar ningún dato para que se muestren los resultados.

Existen dos apartados diferentes, primero está el Balance Mensual de Obra que nos muestra los ingresos y gastos por meses, en función de cuando se certifica y se ejecutan los trabajos. Estos importes nos dan el resultado de beneficio/pérdida que posee la obra en cada momento, aparecen reflejados por mes y a origen. Y en segundo lugar está el Flujo de Caja que nos muestra los ingresos y pagos en función de su fecha de vencimiento, lo que nos muestra el resultado del dinero que existe en "caja". Este concepto es necesario para que la empresa tenga previsión de los gastos que se le presentan y poder hacer frente a ellos.

En el apartado de Balance Mensual de Obra existe una línea con el concepto de  Costes Varios, esta línea se ha dejado prevista para poder ingresar en el resultado gastos varios que no dispongan de albarán por no ser entregados o ser propios de obra (seguros, avales, multas, licencias, etc.). También nos puede servir para ingresar el coste de personal propio y estructura en los meses siguientes para que nos aparezca una previsión de pago de proveedores y subcontratas junto a gastos propios (hay que tener la precaución de quitar esa previsión de gastos cuando se inserten los gastos reales correspondientes al mes). Este concepto se imputa en el mes en el que se registra.

Informe Mensual

El Informe Mensual es un formato en que reflejamos la información del Balance de Obra de un mes determinado. Esta hoja se genera automáticamente, solo es necesario elegir de la pestaña desplegable el mes sobre el que queremos conocer los resultados.

Una vez escogido el mes observamos un primer apartado de Balance de Obra, que nos extrae de la pestaña anterior la información necesaria para que nos muestre el resultado de obra, este aparece respecto al mes elegido y a origen. Los porcentajes de certificaciones mensual y a origen son sobre el total adjudicado y los porcentajes de costes y beneficio/pérdida son sobre lo certificado. También nos aparece la información de importe pendiente de certificar y el plazo de obra restante. Bajo el resultado de obra existe un gráfico que nos muestra la evolución de los resultados de meses anteriores.

En segundo lugar tenemos los resultados del Flujo de Caja, que nos muestra la información respecto al mes actual elegido y a origen de los pagos que se deben realizar. Esta información es primordial para toda empresa para poder hacer frente a los pagos, por ello, junto al resultado del mes también tenemos los resultados para los siguientes tres meses, de este modo se puede prever cualquier adversidad que se pueda presentar. Bajo los resultados de flujo de caja aparece una gráfica con la evolución de cobros y pagos, que nos muestra la evolución hasta el momento y sobre los seis meses siguientes.

Al tratarse de un informe a presentar por el Jefe de Obra se ha dejado previsto un cuadro de observaciones, para que el técnico refleje las aclaraciones que considere necesarias para comentar los resultados obtenidos (si existen retrasos de obra, si aún no se ha certificado algún concepto, etc.).

Descarga: Balance de Obra